Perbedaan utama: Eksekutif Front Office dan Resepsionis memiliki pekerjaan yang sama. Eksekutif kantor depan adalah orang yang bekerja di kantor depan perusahaan, mengawasi berbagai tugas atau mengelola staf. Resepsionis adalah orang yang dipekerjakan untuk menjawab telepon, menghadiri tamu, klien, dll. Secara teknis, tidak ada perbedaan nyata antara keduanya, selain namanya.
Kesan pertama adalah yang paling penting untuk area perusahaan. Dengan demikian, eksekutif kantor depan dan resepsionis memainkan peran yang sangat penting di dalamnya. Mereka adalah orang-orang yang dapat dengan cara mereka berbicara dan menyapa, dapat mengubah segalanya.
Mereka biasanya memiliki pekerjaan untuk berurusan dengan pelanggan. Mereka ada di perusahaan untuk menghapus keraguan pelanggan dan mengklarifikasi masalah mereka, jika ada. Ini bukan tugas yang mudah. Seseorang harus sangat waspada dan aktif dengan semua pekerjaan yang diberikan kepada mereka. Front office adalah tempat di mana seseorang akan mendapatkan informasi lengkap tentang departemen. Mereka menyapa pelanggan atau klien, tetapi tugas utama mereka adalah memberikan informasi lengkap terkait dengan perusahaan.
Front office executive biasanya diposisikan secara fisik di kantor depan perusahaan, atau area perusahaan tempat klien atau pelanggan diterima. Perusahaan yang umumnya membutuhkan layanan eksekutif kantor depan termasuk kantor perawatan medis, perusahaan konstruksi, hotel, agen periklanan, dan bisnis ritel komersial. Mereka biasanya dapat beralih ke aktivitas lain tergantung pada pekerjaan yang mereka berikan. Mereka memiliki kemampuan yang sama sebagai asisten administrasi, karena tugasnya hanya sedikit berbeda.
Beberapa tanggung jawab dan tugas Pejabat Front Office adalah sebagai berikut:
- Sambut semua tamu dengan cara yang membantu dan ramah.
- Periksa dan pastikan bahwa waktu dan kamar tamu semuanya terdaftar.
- Kembangkan pengetahuan terperinci tentang lokasi, fasilitas, tipe, layanan, dan outlet kamar.
- Memahami dan menggunakan pengiriman surat, parsel, dan pesan dengan benar.
- Jawab panggilan dengan cara yang benar.
- Mencatat semua checkout dan check-in dari housekeeping.
- Pertahankan kebersihan dan kerapihan Area Front Desk setiap saat.
- Selalu harus mempertahankan standar perilaku dan penampilan mereka yang tinggi.
Resepsionis adalah orang yang terutama dipekerjakan untuk menyambut setiap pengunjung, pelanggan, pasien, klien atau menerima panggilan. Ada tugas untuk menjawab panggilan, mengarahkan pengunjung ke tujuan mereka, memeriksa surat-surat penting perusahaan, dan banyak lagi.
Tanggung jawab resepsionis adalah untuk menyambut pengunjung, menjawab pertanyaan dari masyarakat, rute dan panggilan layar, dan memberikan informasi tertentu tentang perusahaan.
Namun, melihat kesamaan eksekutif dan resepsionis kantor depan, kita dapat mengatakan bahwa keduanya memiliki tugas yang sama. Mereka berdua harus memiliki kemampuan kepemimpinan dan keterampilan komunikasi yang baik. Para eksekutif dan resepsionis kantor depan duduk di meja depan dan mengelola segalanya dan lebih terlibat dengan masalah internal perusahaan. Operasi yang mereka tangani meliputi: pelatihan staf, komunikasi antar-departemen, dan banyak lagi. Umumnya, resepsionis adalah orang yang duduk di meja depan dan menyambut klien dan pelanggan.