Perbedaan Utama: Mesin fotokopi adalah perangkat fotokopi yang memungkinkan pengguna membuat salinan duplikat dokumen atau gambar, yang terlalu murah. Mesin fotokopi menggunakan teknologi xerografi yang mirip dengan teknologi yang digunakan dalam printer laser. Printer adalah perangkat periferal yang membuat salinan data digital yang terwakili di layar komputer. Printer dapat digunakan untuk terhubung ke komputer menggunakan USB atau secara nirkabel.

Ketika berpikir tentang membuat duplikat untuk dokumen, ada dua hal yang terpikir; satu dapat mencetak dua atau lebih salinan atau satu dapat memfotokopi dokumen asli. Dua opsi ini karena dua perangkat mesin fotokopi dan printer. Dengan meningkatnya teknologi, banyak orang bingung dalam dua perangkat yang berbeda ini karena banyak printer serba guna dilengkapi dengan fitur mesin fotokopi. Sangat mudah dibedakan karena tujuan utama mesin fotokopi adalah membuat salinan duplikat, sedangkan tujuan utama printer adalah mencetak. Namun, printer multi-fungsi mampu melakukan keduanya dan banyak lagi.

Mesin fotokopi adalah perangkat fotokopi yang memungkinkan pengguna membuat salinan duplikat dokumen atau gambar, yang terlalu murah. Mesin fotokopi menggunakan teknologi xerografi yang mirip dengan teknologi yang digunakan dalam printer laser. Xerography adalah proses kering untuk menciptakan gambar dengan mengoleskan toner dan panas pada kertas. Tujuan dari mesin fotokopi adalah untuk membuat dokumen duplikat yang tersedia lebih cepat dan lebih murah. Mesin fotokopi adalah pilihan alternatif untuk printer, yang awalnya mahal dan memakan waktu. Mesin fotokopi modern telah menjadi multi-guna dan tersedia dengan fitur-fitur seperti mencetak, mengirim faks, menjilid, meninju lubang dan kemampuan lainnya. Copier ditemukan oleh pengacara paten, Chester Carlson. Itu juga dikenal sebagai mesin Xerox dengan proses yang disebut sebagai Xeroxing untuk sementara waktu, sebelum Perusahaan Xerox berjuang untuk menjaga merek dagang dari menjadi umum.

Mesin fotokopi biasanya merupakan perangkat besar yang membutuhkan ruang dan mampu menduplikasi beberapa jenis kertas dan dokumen. Perangkat ini bekerja dalam 5 langkah: Pengisian, Eksposur, Pengembangan, Transfer dan Sekering. Drum silinder yang ada di mesin diisi elektro secara statis oleh kawat korona tegangan tinggi. Drum kemudian mengembangkan bahan fotokonduktif. Lampu terang memindai dokumen yang akan disalin dan mencerminkan area putih dokumen ke drum fotokonduktif. Drum fotokonduktif menjadi konduktif ketika terkena cahaya. Bagian hitam pada dokumen tidak mencerminkan dan bagian pada drum tetap bermuatan negatif. Biaya negatif mengambil toner bermuatan positif, yang kemudian ditransfer ke dokumen dan menyatu dengan panas. Biola! Dokumen disalin dan dicetak.

Printer adalah perangkat periferal yang membuat salinan data digital yang terwakili di layar komputer. Printer dapat digunakan untuk terhubung ke komputer menggunakan USB atau secara nirkabel. Satu printer juga dapat dihubungkan ke banyak komputer yang memungkinkan semua komputer dapat mencetak pada printer itu. Banyak printer baru juga dapat mendukung kartu memori, kamera digital atau pemindai. Model kelas atas untuk perkantoran juga dilengkapi dengan fitur lain seperti pemindai, mesin fotokopi, dan faks. Model-model ini dikenal sebagai printer Multifungsi.

Ada berbagai jenis printer yang tersedia. Printer ini diklasifikasikan tergantung pada jenis teknologi yang digunakan dalam pencetakan. Teknologi meliputi: printer berbasis toner, printer inkjet cair, printer tinta padat, printer sublimasi dye dan printer inkless. Printer berbasis toner menggunakan toner berdaya kering sebagai tinta, yang kemudian digabungkan di atas kertas oleh rol panas. Printer inkjet cair menggunakan tinta cair yang dipanaskan menjadi gelembung uap dan kemudian disemprotkan ke kertas. Printer tinta padat menggunakan teknologi transfer panas dan menggunakan stik warna solid yang seperti tekstur lilin; tinta-tinta ini dilelehkan dan kemudian disemprotkan pada drum berlapis minyak yang berputar, yang meneruskan gambar ke atas kertas. Printer sublimasi pewarna menggunakan panas untuk mentransfer pewarna ke media seperti kartu plastik, kertas atau kanvas. Printer printer tanpa tinta bekerja dengan memanaskan bagian dari kertas yang peka terhadap panas yang menghasilkan gambar atau teks.

Banyak yang percaya bahwa mencetak banyak salinan lebih mahal daripada menyalinnya. Namun, itu tergantung pada jumlah salinan, halaman dan data pada kertas yang perlu dicetak. Jika banyak salinan akan dicetak, maka mesin fotokopi biasanya merupakan pilihan yang lebih murah. Namun, jika hanya beberapa halaman yang perlu dicetak, maka pencetakan menjadi jauh lebih murah. Perbedaan utama lainnya antara printer dan mesin fotokopi adalah kualitas. Printer biasanya menghasilkan gambar berkualitas tinggi karena mereka menggunakan proses inkjet (yang juga tersedia dalam mesin fotokopi tetapi sangat jarang), sedangkan gambar yang diproduksi menggunakan xerografi adalah resolusi rendah.